Rôles et responsabilités -- Protection des renseignements personnels Honda de Sainte-Agathe
Honda de Sainte-Agathe (« Nous ») reconnaît l'importance d'adopter des règles de gouvernance rigoureuses à l'égard des renseignements personnels que nous détenons sur notre clientèle (actuelle et passée), nos employés, nos fournisseurs et toute autre personne avec laquelle nous transigeons dans le cadre de nos activités.
En tant qu'entreprise, nous nous engageons à assurer une gestion responsable, structurée et sécurisée de ces renseignements tout au long de leur cycle de vie.
Le présent document vise à définir les rôles et responsabilités des membres de Honda de Sainte-Agathe en matière de protection des renseignements personnels.
1. Dirigeant -- Personne ayant la plus haute autorité, responsable de la protection des renseignements personnels, sécurité des fournisseurs et des ressources informatiques
La direction générale de Honda de Sainte-Agathe est responsable de la protection des renseignements personnels.
À ce titre, elle doit :
Assurer la conformité aux lois applicables (incluant la Loi 25)
Mettre en place une culture organisationnelle axée sur la confidentialité
Allouer les ressources nécessaires à la protection des données
Veiller à la reddition de comptes en matière de sécurité de l'information
Le responsable agit aussi comme point central pour toute question liée à la vie privée.
Responsabilités principales :
Élaborer et maintenir les politiques internes
Superviser la cartographie des renseignements personnels (pour obtenir une copie
Évaluer les risques liés aux données
Gérer les incidents de confidentialité
Tenir les registres requis
Répondre aux demandes d'accès et de rectification
Assurer la formation et la sensibilisation des employés
Interagir avec la Commission d'accès à l'information
Compte tenu de la taille de l'entreprise, les fonctions informatiques relève de la direction générale à l'internes et peut être partagées avec des fournisseurs externes.
Responsabilités :
Assurer la sécurité des systèmes (SERTI, CRM, courriels, etc.)
Gérer les accès des utilisateurs selon les rôles
Mettre en place des mots de passe sécurisés et authentification
Effectuer des sauvegardes régulières
Assurer la protection contre les cybermenaces (antivirus, pare-feu)
Documenter les systèmes et les flux de données
Participer à la gestion des incidents de sécurité
2. Secteur Ressources humaines et comptabilité
Gère des renseignements personnels sensibles des employés.
Responsabilités RH :
Collecter uniquement les informations nécessaires à l'emploi
Gérer les dossiers employés (paie, assurances, dossiers disciplinaires)
Assurer la confidentialité des informations salariales
Déterminer les accès aux dossiers selon les rôles
Obtenir les consentements requis
Faire signer les engagements de confidentialité
Assurer la formation des employés sur la protection des données
Maintenir un inventaire des renseignements détenus
Responsabilités Comptabilité :
Gérer les renseignements bancaires des clients et fournisseurs
Assurer la sécurité des transactions (ex. traites bancaires, paiements)
Limiter l'accès aux informations financières
Vérifier l'intégrité des données financières
Archiver les documents selon les exigences légales
Protéger les informations contre les pertes ou accès non autorisés
Collaborer en cas d'incident (ex. fraude, perte de documents)
3. Les unités opérationnelles (ventes, service, pièces)
Ces équipes sont en contact direct avec la clientèle.
Responsabilités :
Collecter uniquement les renseignements nécessaires à la transaction
Informer les clients de l'utilisation de leurs données
Protéger les informations (contrats, permis, financement, etc.)
Éviter les divulgations non autorisées
S'assurer de l'exactitude des données
Respecter les politiques internes
Signaler tout incident ou doute au responsable
4. Fournisseurs et partenaires externes
Honda de Sainte-Agathe collabore avec plusieurs partenaires (banques, assureurs, fournisseurs technologiques, Honda Canada).
Responsabilités :
S'assurer que les fournisseurs respectent les normes de confidentialité
Encadrer les échanges de données par contrat
Limiter les accès aux renseignements nécessaires
Vérifier les pratiques de sécurité des partenaires
5 . Engagement de l'ensemble du personnel
Tous les employés de Honda de Sainte-Agathe doivent :
Respecter les politiques de confidentialité
Protéger les renseignements auxquels ils ont accès
Utiliser les systèmes de façon sécuritaire
Signaler tout incident ou risque
Participer aux formations obligatoires
Plan de conservation et de destruction
Honda de Sainte-Agathe (« Nous ») reconnaît l'importance d'encadrer la conservation et la destruction des renseignements personnels de ses employés, de sa clientèle (actuelle et passée), de ses fournisseurs ainsi que de toute autre personne avec laquelle elle transige dans le cadre de ses activités.
En tant qu'entreprise, nous adoptons des pratiques proportionnelles à notre réalité afin d'assurer une gestion rigoureuse et sécuritaire des renseignements personnels.
Objectif et champ d'application
Le présent Plan de conservation et de destruction (« Plan ») vise à :
Catégoriser les documents détenus par Honda de Sainte-Agathe
Déterminer les délais de conservation selon leur finalité
Encadrer leur gestion tout au long de leur cycle de vie
Assurer leur destruction sécuritaire lorsque requis
Ce Plan s'applique :
À l'ensemble des documents produits ou reçus par Honda de Sainte-Agathe
À tous les départements (ventes, service, pièces, comptabilité, ressources humaines, administration)
À toute personne ou fournisseur agissant pour notre compte
Il s'applique peu importe le support utilisé (papier, numérique, infonuagique) ainsi qu'aux données qui y sont associées.
Catégories de documents
Honda de Sainte-Agathe détient notamment les catégories de documents suivantes :
1. Documents relatifs aux clients
Contrats de vente et location
Dossiers de financement
Permis de conduire et pièces d'identité
Informations de crédit
Historique de service et réparations
Communications (courriels, CRM)
2. Documents relatifs aux employés
Dossiers d'embauche
Informations bancaires (paie)
Évaluations de performance
Dossiers disciplinaires
Informations d'assurances et avantages sociaux
3. Documents relatifs aux fournisseurs
Contrats et ententes
Coordonnées et informations de paiement
Factures et historiques de transactions
4. Documents administratifs et opérationnels
Données issues des systèmes (SERTI, CRM, Zoho, etc.)
Rapports internes
Documents financiers et comptables
Politiques et procédures internes
Conservation des documents
Les documents sont conservés :
À l'interne (classeurs barrés, bureaux verrouillés, archive verrouillé accessible par l'empreinte digitale)
Dans les systèmes informatiques (SERTI, CRM, courriels, serveurs internes)
Dans des solutions infonuagiques sécurisées (ex. Zoho, Google)
Chez certains fournisseurs autorisés, lorsque requis
Les mesures suivantes sont appliquées :
Accès restreint selon les rôles des employés
Protection par mot de passe et systèmes de sécurité
Sauvegardes régulières des données
Surveillance des accès et des utilisations
Tous les fournisseurs et partenaires ayant accès à des renseignements personnels doivent respecter des obligations de confidentialité, notamment par :
Ententes contractuelles
Engagements de confidentialité
Les documents peuvent être conservés sous forme papier ou numérique, en respectant :
Le Code civil du Québec
La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information
Délais de conservation (principes généraux)
Les documents sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à :
La réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés
Le respect des obligations légales, fiscales et contractuelles
La gestion des risques (litiges, vérifications, etc.)
Destruction des documents
Une fois les délais de conservation expirés, les documents sont détruits de manière sécuritaire :
Documents papier = Déchiquetage sécurisé
Documents numériques= Suppression définitive des systèmes
La destruction doit être effectuée de manière à empêcher toute reconstitution des renseignements personnels.
Pour obtenir plus de renseignement sur le Plan de conservation et de destruction des renseignements personnels communiquez avec le responsable de la confidentialité.
Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
Honda de Ste-Agathe (« Nous ») reconnaît l'importance de protéger les renseignements personnels que recueillons auprès de notre clientèle (actuelle et passée), de nos employés, de nos fournisseurs et de toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités et ce, tout au long du cycle de vie de ces renseignements.
Advenant le cas où l'une de ces personnes souhaite déposer une plainte quant à la protection que nous accordons aux renseignements personnels que nous détenons, celle-ci peut le faire en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels [préciser le moyen :
La plainte doit contenir les éléments suivants :
· Identification du concessionnaire visé par la plainte;
· Identification du plaignant : nom, coordonnées;
· Objet et motif de la plainte -- la plainte doit suffisamment être précise, dans le cas contraire le responsable de la protection des renseignements personnels pourra communiquer avec le plaignant pour obtenir toute information supplémentaire afin d'être en mesure d'évaluer la plainte;
Le responsable de la protection des renseignements personnels doit, avec diligence et au plus tard dans les 30 qui suivent la réception de la plainte :
· Envoyer, par écrit, un accusé de réception au plaignant;
· Analyser la recevabilité de la plainte;
· Répondre, par écrit, au plaignant. La réponse doit :
o être motivée;
o indiquer, le cas échéant, les mesures correctives prises pour modifier les pratiques et procédures visées par la plainte si celle-ci est jugée recevable;
o indiquer le recours qui s'offre au plaignant si celui-ci entend contester la décision prise et les délais dans lesquels ils peuvent être exercés.
Le responsable de la protection des renseignements personnels doit tenir un dossier pour chacune des plaintes reçus. Ce dossier doit contenir la plainte, l'analyse qui a été réalisée, la réponse transmise au plaignant et, le cas échéant, les mesures correctives qui ont été prises et les documents au soutien de la plainte.
Processus mis à jour le 30/03/2026
